Laut des kürzlich erschienenen „2020 Intelligent Workplace Report – Shaping Employee Experiences for a World Transformed“ des weltweit tätigen IT-Dienstleistungsunternehmens NTT Ltd hat Covid-19 u.a. bewirkt, dass die meisten Unternehmen und Institutionen das Thema „Employee Empowerment“ ganz oben auf die Tagesordnung gesetzt haben 87 Prozent der weltweit befragten Firmen gaben an, dass Homeoffice während der Pandemie eine Herausforderung für die Mitarbeiter war. Das Gefühl der Isolation und der Mangel an dedizierten Arbeitsplätzen haben dazu beigetragen; Unternehmen müssen deshalb jeden Aspekt ihrer Arbeitsplatzstrategie prüfen, um die Employee Experience zu optimieren, einschließlich Kultur, Technologie und Standort.
Allerdings hat bis dato weniger als ein Drittel aller Unternehmen (insgesamt: 31 Prozent, EU: 29 Prozent) die jeweilige IT-Strategie modifiziert, um so die Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter an die neuen Bedingungen anzupassen, und deutlich weniger als die Hälfte (insgesamt: 43 Prozent, EU: 42 Prozent) hat bereits neue Kommunikations- und Produktivitätswerkzeuge eingeführt. In vielen Fällen wurde es den Mitarbeitern überlassen, ihre persönlichen Geräte und Anwendungen zu nutzen, was das Risiko von Sicherheitslücken massiv erhöht hat. Tatsächlich haben nur 46 Prozent (EU: 38 Prozent) ihre IT-Security-Kapazitäten erhöht, um die Sicherheit ihrer Organisation und ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.
„Sehr widerstandsfähig“
Positivere Ergebnisse hat der Servicedienstleister Sodexo mit einer repräsentativen Studie in acht Ländern eruiert. Demnach hat sich der Großteil der Beschäftigten als „sehr widerstandsfähig“ erwiesen und diese besondere Zeit gut bewältigt. Die überwiegende Mehrheit hat starkes Vertrauen in Arbeitgeber, Kollegen und Mitarbeiter in Bezug auf Hygiene und Sicherheit am Arbeitsplatz (jeweils über 70 Prozent). Bei einer unter Unternehmensvertretern in Österreich durchgeführten Umfrage zur Nutzung von Homeoffice gaben 58 Prozent der Befragten an, während des ersten Corona-Lockdowns seien alle ihrer Mitarbeiter von zuhause aus tätig gewesen. Vor der Covid-19-Krise hingegen war dies nur bei zwei Prozent der Unternehmen der Fall gewesen.
Laut Sodexo-Untersuchung haben in den vergangenen Monaten viele Menschen die positiven Effekte der Heimarbeit entdeckt: So würden 80 Prozent nach Möglichkeit auch zukünftig gelegentlich gern zu Hause arbeiten – mehrheitlich an zwischen ein bis drei Tagen die Woche. Als wesentliche Nachteile der Heimarbeit werden der Mangel an sozialer Interaktion und effizienter Teamarbeit angegeben sowie die Schwierigkeit, ein gutes Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben zu finden. Das Wohlbefinden der Mitarbeiter spielt für Unternehmen schon deshalb eine zentrale Rolle, da es die Arbeitsproduktivität beeinflussen kann: Laut Weltgesundheitsorganisation verursachen Depressionen und Angstzustände in der Weltwirtschaft jährlich einen geschätzten Produktivitätsverlust von einer Billion US-Dollar.
Auch die europäische Cisco-Studie „Workforce of the Future“ bestätigt, dass die Arbeitnehmer an vielen positiven Aspekten festhalten wollen, die sich aus der neuen Arbeitsweise durch Corona ergeben. Die größten Vorteile sehen sie in der Möglichkeit zur Arbeit in verteilten Teams (66 Prozent), größerer Autonomie (63 Prozent) sowie schnelleren Entscheidungen (61 Prozent). Nur 8 Prozent der Befragten möchten wieder jeden Tag im Büro arbeiten – dagegen 30 Prozent ausschließlich remote.
Vor der Krise haben nur 5 Prozent ihre Arbeit größtenteils aus dem Home-Office verrichtet. Nun wünschen sich laut Cisco 87 Prozent der Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung bei der Festlegung, wie und wann sie arbeiten – auch wenn die Büros wieder öffnen. 68 Prozent der Teilnehmer würden auch als Erstes eine umfassende Homeoffice-Richtlinie etablieren, wenn sie einen Tag CEO ihres Unternehmens wären.
Der Ist-Status
Prinzipiell ist Homeoffice in Österreich nach wie vor Vereinbarungssache: Man darf nicht einfach entscheiden, von zuhause aus zu arbeiten, sondern der Arbeitgeber muss zustimmen. Ausnahmen gibt es für Personen, die zur Covid-19-Risikogruppe gehören. Dafür braucht man ein Risikoattest. Ist die Arbeit nicht von zuhause aus machbar, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Der Arbeitgeber sorgt dafür, dass Arbeitsweg und -bedingungen vor Ort so gestaltet werden, dass eine Ansteckung mit größtmöglicher Sicherheit ausgeschlossen werden kann.
- Wenn das nicht möglich ist, wird man als Angehöriger der Risikogruppe bei vollem Entgelt freigestellt.
Kein Recht auf Homeoffice besteht, wenn man mit gefährdeten Angehörigen zusammenlebt. Es gibt trotzdem ein paar Dinge, die Sie versuchen sollten, wenn ein Angehöriger im selben Haushalt der Risikogruppe angehört. Ein möglicher Weg ist ein ärztliches Attest für die gefährdete Person und der anschließende Gang zur Arbeiterkammer oder zur Gewerkschaft.
Vice versa kann der Arbeitgeber auch nicht einfach vom Arbeitsplatz „verbannen“. Man „muss“ nur dann im Homeoffice arbeiten, wenn man dieser Verlegung des Arbeitsortes zustimmt. Ausnahme ist auch hier das Attest, dass man zur Risikogruppe gehört, dann kann der Arbeitgeber das Homeoffice auch anordnen.
Die Arbeitszeiten im Büro und im Homeoffice unterscheiden sich grundsätzlich nicht, denn sie müssen immer irgendwo geregelt sein: etwa in einer Betriebsvereinbarung oder individuell, z.B. im Arbeitsvertrag. Diese vereinbarte Normalarbeitszeit – unter Umständen mit Mehr- und Überstunden – gilt auch im Homeoffice. Wenn andere, flexiblere Arbeitszeiten praktisch wären und man sich mit dem Arbeitgeber auf eine andere Vereinbarung für Zuhause verständigen kann, spricht überhaupt nichts dagegen. Jedenfalls gilt wie immer: Arbeitszeiten dokumentieren! Berufliche Wege aus dem Homeoffice heraus gelten als Arbeitszeit.
Viele Eltern müssen in Zeiten von Corona Homeoffice und Kinderbetreuung mindestens an einigen Tagen pro Woche unter einen Hut bringen. Arbeitsrechtlich gibt es in dieser Situation leider sehr wenig Abhilfe. Die Arbeiterkammer konnte gegenüber der Bundesregierung zwar eine Sonderbetreuungszeit für Eltern durchsetzen, verlangt aber Verbesserungen: Um Eltern in der Krisenzeit wirklich verlässlich zu helfen, müsse die Sonderbetreuungszeit ausgeweitet und mit einem Rechtsanspruch verbunden werden. Die Kosten dafür sollen voll (und nicht wie bisher nur zu einem Drittel beziehungsweise nun der Hälfte) vom Bund übernommen werden.
Für die Zeit der Corona-Krise befristet konnten Arbeiterkammer und Gewerkschaften einen umfassenden Versicherungsschutz durchsetzen. Unfälle, die sich im Homeoffice im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung ereignen, gelten momentan als Arbeitsunfälle. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass man die nötigen Arbeitsmittel für die regelmäßige „Telearbeit“ zur Verfügung hat und dass diese auch gewartet werden. Kosten, die durch das Homeoffice zusätzlich anfallen (z.B. Telefon- und Internetkosten, nicht aber Einrichtungsgegenstände), muss grundsätzlich der Arbeitgeber ersetzen.
Der Arbeitgeber darf weder verlangen, dass man die Videokamera des Computers durchgehend einschaltet, noch Software einsetzen, die Tastatur- oder Mausbewegungen überwacht. An Videokonferenzen muss man auf Wunsch aber teilnehmen – vorausgesetzt, der Arbeitgeber stellt die nötigen technischen Mittel zur Verfügung.
Tipps und Tricks: So funktioniert Homeoffice am besten!
Die richtige Infrastruktur
Eine stabile, leistungsfähige Internetverbindung ist für viele Tätigkeiten und auch für Videokonferenzen nötig. Auch störungsfreies Telefonieren muss möglich sein. Bevor man mit seinem Arbeitgeber also Homeoffice vereinbart, müssen diese beiden Faktoren sichergestellt sein. Apropos „sicher“: Ein VPN, also virtual private network, sollte unbedingt eingerichtet werden, um sicher kommunizieren und auf Unternehmensdaten oder auf den Server zugreifen zu können.
Die nötige Ausrüstung
Im dauerhaften Remote Work muss der Arbeitgeber die benötigte Ausrüstung bereitstellen, im temporären Homeoffice muss er das nicht. Es macht absolut Sinn, für die Mitarbeiter leistungsfähige Laptops zu besorgen, die alle nötigen Arbeitsprogramme in der aktuellsten Version sowie Virenschutz und Spyware installiert haben.
Die wesentlichen Vereinbarungen
Homeoffice funktioniert nicht ohne Kommunikation und klare Regeln. Diese essenziellen Fragen sollten idealerweise noch vor Antritt des Homeoffice geklärt werden: Wann arbeiten wir? Über welche Kanäle werden welche Infos kommuniziert? Wie halten wir Pausen?
Prinzipiell gelten im Homeoffice die üblichen Arbeitszeiten. Wie im normalen Arbeitsalltag ist es trotzdem sinnvoll, am Morgen seine engsten Kollegen und vielleicht auch die Führungskraft zu begrüßen und sich am Abend von ihnen zu verabschieden. So wissen die wichigsten Teammitglieder, ab bzw. bis wann jemand arbeitet. Über welche Kanäle man diese „Alltagskommunikation“ betreibt, sollte auch festgelegt werden. Wird der Gruppenchat in Slack oder anderen Kommunikationstools verwendet oder doch das E-Mail? Wann wird telefoniert und über welche Programme hält man Videokonferenzen ab?
Ebenso wichtig ist es, den persönlichen Kontakt nicht zu verlieren. Die Kaffee- oder Mittagspause kann man über Video- oder Telefonkonferenzen auch im Homeoffice gemeinsam abhalten. Das fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl und hebt die Stimmung im Team – besonders wichtig, wenn persönliche Treffen nicht möglich sind.
Regelmäßiger Austausch
Man unterschätzt, wie oft man sich im Büro zwischen Tür und Angel kurz auf den neuesten Stand bringt, Fragen stellt oder Freigaben einholt. Im Homeoffice geht das zwar auch spontan (richtigen Kommunikationskanal wählen!), besser sind aber tägliche, zeitlich fixierte virtuelle Treffen oder Telefonate, um die wichtigsten Themen gesammelt zu besprechen. Dazu ist Disziplin gefragt – und, wenn die Katze plötzlich ihre Nase ins Meeting steckt, zwischendurch auch ein bisserl Spaß …
